dispatch-10

ЗАЧЕМ НУЖЕН ПЛАН?

Или 10 способов монетизировать вдохновение на примере Гарри Поттера

Этот рисунок — сюжетная таблица – план Джоан Роулинг, где в столбцах определено количество глав, временная шкала рассказа, спланированы основной сюжет и сюжетные линии. Звучит слишком банально для шедевра, правда? Но статистика безжалостна – менее 10% людей завершают начатые проекты. И первый шаг – выпишите все незавершенные вами дела, проекты, начинания – просто выпишите их для понимания реальной картины. Вторым этапом – отсортируйте, расставив приоритеты, и здесь всего три группы:

  1. действовать (выполнить немедленно)
  2. включить в план (и запланировать, причем запланировать не обязательно выполнение, а, например, прояснение дополнительной информации, если её не хватает – это тоже должно быть включено в план)
  3. удалить (освобождайте пространство: прежде, чем сказать чему-то да, надо сказать чему-то нет).

Волшебное преображение оказывает замена обычно используемой нами фразы «У меня нет времени» на высказывание «Это не приоритетно». Попробуйте и почувствуйте, как это. Зачастую это единственное настоящее объяснение причины, почему мы не делаем что-то. Например, «у меня есть время погладить белье, просто я не хочу делать это». И это не сложно, а вот сказать жене — «Я не собираюсь редактировать твоё резюме, дорогая, потому что это не приоритетно для меня» — уже сложнее. Другой пример, «я не пойду к доктору, потому что моё здоровье — это не мой приоритет». Если эти фразы звучат для вас некомфортно, то это и есть ключ. Изменение вербальной формы подачи и озвучивание реальных причин напоминаем нам, что делать или нет — наш сознательный выбор. Если нам не нравится, как мы проводим время, мы всегда можем выбрать другой способ его использования.

Когда вы полны сил, энергии и вдохновения, работа словно делается сама собой, и при этом вы везде успеваете. Но вдохновение уходит, и в отсутствии техник планирования времени, вам нечем будет компенсировать недостаток внутренних ресурсов, чтобы продолжить достигать цели. Как вы можете помочь себе, не усложняя жизнь? Десять самых простых правил, базирующихся на лучших мировых практиках по тайм-менеджменту.

1.Определитесь с тем, что для вас действительно важно и используйте правило трёх наиболее важных задач. Запланируйте работу над тремя важными задачами на день (это может быть зарядка или составление рабочего отчёта, изучение английского языка или работа над статьей – неважно). Главное, чтобы эти задачи, рабочие или личные, были важны именно вам.Ключевым здесь является — начинать свой день с их выполнения. Когда вы сделали то, что на самом деле важно вам, вы почувствуете колоссальный прилив сил, и эффективность рабочего дня увеличивается несколько раз. В противном случае 80% того, что вы будете делать в течение дня, не принесет ощутимого результата.

2. Правило 2 минут. Если вы можете сделать что-то в течение 2 минут (например, ответить на письмо или сохранить файл в нужной папке), то сделайте это прямо сейчас! Стоит вам отложить это дело на потом, оно займет у вас гораздо больше 2 минут, или же вы не сделаете его совсем.

3. Правило 5 минут. Отличный способ борьбы с трудной или скучной задачей. Не ставьте себе целью решить ее здесь и сейчас, а просто запланируйте 5 минут подумать о том, как бы вы могли её решить, где взять информацию, кто вам для этого нужен. Важно поставить в фокус не начать решать задачу (поскольку вы можете понятия не иметь, как её решать), а только обдумать её. Это хитрый эмоциональный мостик, который позволяет преодолеть внутренний страх и приступить к неизвестным и пугающим задачам, которыемы, как правило, откладываемдо последнего, чтобы создать внутреннему страху неизвестности (я не справлюсь) противовес в виде другого страха (я нарушу обещание). Ведь в реальности, когда страх быть плохим просто потому, что вы не отправили в срок, перевешивает страх того, что вы справитесь плохо, вы садитесь и делаете. Используйте этот приём. Возможно, в какой-то момент вы выйдете за рамки 5 минут, но это будет означать только то, что вы уже влились в рабочий поток и теперь эта задача не вызывает у вас паники.

4. Ваша память не жесткий диск! Записывайте все важное куда угодно: в тетрадь, ежедневник, мобильный телефон. Главное — записывайте то, что вам нужно сделать по факту прихода к вам этой информации (не потом, не завтра, не и так запомню). Запланировали – запишите. И да – всё в одном месте, и личные и рабочие дела, в противном случае вы всё время будете в состоянии «ой, я забыл, у меня там…».p>

5. Техника эффективного планирования времени. Поставьте себе ограничение во времени на выполнение задачи в 25 минути в течение этого времени ни на что не отвлекайтесь. Сделайте короткий перерыв в 5 минут, посмотрите видео о кошечках, попейте чай, прогуляйтесь, и приступите к задаче заново. После четырех 25-тиминуток устройте себе продолжительный отдых в 15-30 минут. Кстати, такой формат позволяет успеть намного больше, чем когда вы якобы неотрывно весь день работаете.

6. Выполняйте все мелкие задачи в один отрезок времени. Такие, как проверка почты, формальный разговор по телефону, социальные сети, подписание бумаг и так далее. Всё, что относится к зоне неосознанной компетенции, может быть сделано параллельно, здесь потери на переключения между задачами минимальны.

7. Ваша сила воли не безгранична. Определите свои рабочие пики эффективности и планируйте день именно так. Держите в фокусе – почему мне важно это сделать? Вы должны знать заранее, где в итоге вы хотите оказаться, какую ценность это содержит в себе для вас, и какие шаги вам следует предпринять для этого (пункт 3, эмоциональный мостик, если не знаете). Я могу не хотеть выполнять часть рутинной работы, но если я понимаю, что она является необходимым блоком для успеха моего тренинга, я держу в фокусе внимания довольных участников тренинга, и рутина становится оправданной.

8. Представьте, что ваши планы — это карта, которая позволит вам найти правильное направление движения и общее представление о дорогах, которые вы можете выбрать. И помните, карта — не территория. Ожидайте неожиданностей.Одно из важнейших преимуществ разумной организации времени в том, что она дает возможность реагировать на неожиданные события, не испытывая сильный стресс. При правильном планировании вы действуете предусмотрительно и выполняете задачи раньше срока. Для того чтобы значительно снизить уровень стресса, поставьте перед собой задачу — хотя бы один день в неделювыполнять работу раньше срока. Испрашивайте себе: «Учитывая реальное время, ушедшее на данный пункт, или этот важный незапланированный разговор, что мне сейчас нужно сделать в первую очередь?». Именно наличие плана позволяет вам быть гибким.

9. Удаляйте. Говорите «нет». Игнорируйте. Ломайте чужие планы. Действуйте только по своему запланированному графику, а не подстраивайтесь под чужой.

10. Никто не успевает делать все. Анализируйте свою продуктивность. Чтобы лучше оценить свою ежедневную продуктивность, уместнее будет вопрос «Правильно ли я сегодня потратил свое время?», а не «Сделал ли я все, что запланировал?». Вопрос не в распределении времени, а в продуктивном его использовании. Это как разница между диетой и здоровьем: «Можно всю жизнь просидеть на диете, но станешь ли от этого здоровее?» Так же человек, который пристально следит за каждой минутой, уделяет разбору писем строго определенное количество времени, может оказаться не продуктивным. Если вы сокрушаетесь о том, что вы сделали или чего не сделали, задайте себе два вопроса: «Что произошло?» и «Могу ли я поступить по-другому в следующий раз?». Ответы на них помогут вам понять, какие решения предпринять в будущем.

И помните, счастливая наполненная жизнь способствует эффективному планированию, при этом техническое знание планирования позволяет преодолеть нехватку вдохновения на пути к целям. Главное, чтобы их достижение делало вас счастливыми!